Chị Lan (35 tuổi) là chủ quán "Cà Phê Xanh" - một quán cafe nhỏ tại quận Cầu Giấy, Hà Nội. Với doanh thu khoảng 70 triệu/tháng (840 triệu/năm), chị đã lo lắng khi nghe tin về quy định thuế mới từ 2026. Nhưng sau 3 tháng chuẩn bị, chị đã hoàn toàn yên tâm. Đây là câu chuyện của chị.
Thông tin quán Cà Phê Xanh
| Tên quán | Cà Phê Xanh |
| Địa điểm | Quận Cầu Giấy, Hà Nội |
| Loại hình | Quán cafe, trà sữa |
| Diện tích | 50m² |
| Nhân viên | 3 người (kể cả chủ) |
| Doanh thu | ~70 triệu/tháng (840 triệu/năm) |
| Hình thức trước đây | Thuế khoán 1.5 triệu/tháng |
Vấn đề chị Lan gặp phải
Trước đây, chị Lan quản lý quán theo cách truyền thống:
- ❌ Ghi chép doanh thu bằng sổ tay, thường xuyên quên ghi
- ❌ Không biết chính xác lãi lỗ hàng tháng
- ❌ Hóa đơn, chứng từ để lộn xộn, khó tìm khi cần
- ❌ Nộp thuế khoán cố định, không quan tâm doanh thu thực
Khi nghe tin từ 01/01/2026 phải tự kê khai thuế, chị lo lắng:
"Mình chỉ biết pha cafe, không biết gì về thuế má. Nghe nói phải kê khai, xuất hóa đơn điện tử... mình hoang mang lắm!"
Hành trình chuẩn bị của chị Lan
Bước 1: Tìm hiểu quy định (Tuần 1-2)
Chị Lan dành thời gian tìm hiểu quy định mới:
- Đọc các bài viết hướng dẫn trên mạng
- Tham gia hội nhóm chủ quán trên Facebook
- Gọi điện hỏi Chi cục Thuế quận
Kết quả: Chị hiểu rằng với doanh thu 840 triệu/năm, chị sẽ chỉ phải nộp thuế trên phần vượt 500 triệu, tức là:
- Phần chịu thuế: 840 - 500 = 340 triệu
- Thuế phải nộp: 340 triệu × 4.5% = 15.3 triệu/năm ≈ 1.275 triệu/tháng
So với thuế khoán cũ 1.5 triệu/tháng, chị còn tiết kiệm được 225K/tháng!
Bước 2: Chọn phần mềm quản lý (Tuần 3)
Chị Lan thử nghiệm vài phần mềm quản lý bán hàng và chọn được một phần mềm phù hợp với tiêu chí:
- ✅ Dễ sử dụng, không cần biết công nghệ
- ✅ Giá hợp lý (300K/tháng)
- ✅ Có báo cáo doanh thu tự động
- ✅ Hỗ trợ xuất dữ liệu cho kê khai thuế
- ✅ Có app trên điện thoại
Bước 3: Triển khai và đào tạo (Tuần 4-6)
Chị Lan và nhân viên bắt đầu sử dụng phần mềm:
- Tuần 4: Nhập menu, giá bán vào hệ thống
- Tuần 5: Tập ghi nhận đơn hàng qua phần mềm
- Tuần 6: Chạy song song với ghi sổ tay để đối chiếu
"Ban đầu hơi lúng túng, nhưng sau 2 tuần là quen. Giờ nhân viên còn thích vì không phải ghi sổ, tính tiền nhanh hơn!"
Bước 4: Sắp xếp lại chứng từ (Tuần 7-8)
Chị Lan thiết lập quy trình lưu trữ chứng từ:
- 📁 Tạo folder trên Google Drive theo tháng
- 📸 Chụp ảnh hóa đơn nhập hàng ngay khi nhận
- 🗂️ Cuối tháng kiểm tra, sắp xếp lại
Bước 5: Thử kê khai (Tuần 9-12)
Chị Lan tập làm quen với app eTax Mobile:
- Tải app, đăng ký tài khoản bằng CCCD
- Thử nhập dữ liệu doanh thu từ báo cáo phần mềm
- Tìm hiểu quy trình nộp tờ khai
Kết quả sau 3 tháng
| Tiêu chí | Trước | Sau |
|---|---|---|
| Ghi nhận doanh thu | Sổ tay, hay quên | Tự động 100% |
| Biết lãi/lỗ | Không rõ | Xem ngay trên app |
| Lưu chứng từ | Lộn xộn | Google Drive có tổ chức |
| Sẵn sàng kê khai | Không | Có, tự tin |
| Thuế hàng tháng | 1.5 triệu (khoán) | ~1.275 triệu (thực tế) |
| Chi phí phần mềm | 0 | 300K/tháng |
| Tiết kiệm ròng | - | ~500K/tháng (nhờ quản lý tốt hơn) |
Lời khuyên từ chị Lan
1. Bắt đầu ngay, đừng đợi: "Mình bắt đầu từ tháng 10/2025, có 3 tháng làm quen. Nếu đợi đến 2026 mới làm thì sẽ lúng túng lắm!"
2. Chọn phần mềm đơn giản: "Đừng chọn phần mềm quá phức tạp. Quán nhỏ chỉ cần tính năng cơ bản: ghi đơn, báo cáo doanh thu là đủ."
3. Đừng sợ công nghệ: "Mình 35 tuổi, không giỏi công nghệ, nhưng phần mềm bây giờ dễ dùng lắm. Cứ thử là được!"
4. Tham gia cộng đồng: "Vào các hội nhóm chủ quán trên Facebook để hỏi kinh nghiệm. Mọi người chia sẻ nhiều lắm!"
Checklist chuẩn bị cho quán của bạn
- ☐ Tìm hiểu quy định thuế mới 2026
- ☐ Tính toán thuế dự kiến với doanh thu của quán
- ☐ Chọn và triển khai phần mềm quản lý
- ☐ Đào tạo nhân viên sử dụng
- ☐ Thiết lập quy trình lưu chứng từ
- ☐ Đăng ký tài khoản eTax Mobile
- ☐ Thử nhập dữ liệu kê khai
Kết luận
Câu chuyện của chị Lan cho thấy: việc chuẩn bị cho quy định thuế 2026 không khó như nhiều người nghĩ. Chỉ cần bắt đầu sớm, chọn công cụ phù hợp, và kiên nhẫn học hỏi.
Và quan trọng hơn, việc chuyển đổi số không chỉ giúp tuân thủ thuế mà còn giúp quán quản lý tốt hơn, tiết kiệm chi phí, và phát triển bền vững.
💡 Bạn cũng có thể làm được như chị Lan! Hãy bắt đầu ngay hôm nay với bước đầu tiên: tìm hiểu quy định và tính toán thuế dự kiến cho quán của mình.