Chỉ còn chưa đầy 11 tháng nữa là đến ngày 01/01/2026 - thời điểm chính thức áp dụng kê khai thuế thực tế cho hộ kinh doanh. Nếu bạn chưa bắt đầu chuẩn bị, đây là checklist 15 bước chi tiết giúp bạn số hóa quán ăn từ A-Z, không bỏ sót bất kỳ hạng mục nào.
📋 Lưu ý: Checklist này được thiết kế cho quán ăn, quán cà phê, quán nhậu quy mô hộ kinh doanh (doanh thu dưới 10 tỷ/năm). Bạn có thể in ra và đánh dấu từng mục đã hoàn thành.
PHẦN 1: THỦ TỤC PHÁP LÝ (Tuần 1-2)
☐ Bước 1: Kiểm tra tình trạng đăng ký kinh doanh
Mục tiêu: Đảm bảo thông tin đăng ký kinh doanh chính xác, cập nhật.
Việc cần làm:
- Kiểm tra Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh còn hiệu lực
- Xác nhận địa chỉ kinh doanh trên giấy phép khớp với thực tế
- Kiểm tra ngành nghề đăng ký có bao gồm "dịch vụ ăn uống" (mã ngành 5610)
- Nếu chưa đăng ký hoặc thông tin sai lệch → Đến UBND phường/xã để đăng ký/điều chỉnh
Thời gian: 1-3 ngày làm việc
☐ Bước 2: Kiểm tra mã số thuế (MST)
Mục tiêu: Có MST hợp lệ để đăng ký hóa đơn điện tử và kê khai thuế.
Việc cần làm:
- Tra cứu MST tại tracuunnt.gdt.gov.vn
- Kiểm tra trạng thái MST: "Đang hoạt động"
- Nếu chưa có MST → Đăng ký tại Chi cục Thuế quận/huyện
- Nếu MST bị khóa → Liên hệ Chi cục Thuế để xử lý
Hồ sơ cần chuẩn bị (nếu đăng ký mới):
- CCCD/CMND của chủ hộ kinh doanh
- Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
- Tờ khai đăng ký thuế (mẫu 03-ĐK-TCT)
☐ Bước 3: Xác định nhóm doanh thu
Mục tiêu: Biết mình thuộc nhóm nào để chuẩn bị đúng nghĩa vụ.
| Nhóm | Doanh thu/năm | Nghĩa vụ chính |
|---|---|---|
| Nhóm 1 | Dưới 500 triệu | Thông báo doanh thu 1 lần/năm |
| Nhóm 2 | 500 triệu - 3 tỷ | Kê khai thuế theo quý |
| Nhóm 3 | 3 tỷ - 50 tỷ | Kê khai theo lợi nhuận |
Việc cần làm:
- Ước tính doanh thu năm 2025 của quán
- Xác định nhóm doanh thu
- Ghi chú các deadline kê khai tương ứng
PHẦN 2: ĐĂNG KÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ (Tuần 2-3)
☐ Bước 4: Chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử
Mục tiêu: Có hóa đơn điện tử hợp pháp để xuất cho khách hàng.
Các nhà cung cấp phổ biến:
- MISA meInvoice: Tích hợp tốt với phần mềm MISA, có gói miễn phí cho HKD
- VNPT Invoice: Uy tín, hỗ trợ tốt
- Viettel S-Invoice: Giá cạnh tranh
- FPT eInvoice: Giao diện thân thiện
Tiêu chí chọn:
- Tích hợp được với phần mềm quản lý bán hàng
- Có gói giá phù hợp quy mô quán
- Hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng
- Có app mobile để xuất hóa đơn
☐ Bước 5: Đăng ký và kích hoạt HĐĐT
Quy trình:
- Đăng ký tài khoản với nhà cung cấp HĐĐT
- Khai báo thông tin hộ kinh doanh
- Đăng ký mẫu hóa đơn với Cơ quan Thuế (qua hệ thống của nhà cung cấp)
- Chờ phê duyệt (1-3 ngày làm việc)
- Kích hoạt và test xuất hóa đơn thử
Chi phí tham khảo:
- Gói cơ bản: Miễn phí - 500.000đ/năm
- Gói tiêu chuẩn: 500.000 - 2.000.000đ/năm
- Phí mỗi hóa đơn: 500 - 2.000đ/hóa đơn
☐ Bước 6: Đăng ký chữ ký số (nếu cần)
Khi nào cần chữ ký số:
- Kê khai thuế điện tử
- Ký hóa đơn điện tử (một số trường hợp)
- Giao dịch với cơ quan thuế qua mạng
Nhà cung cấp chữ ký số: VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA, BKAV-CA
Chi phí: 500.000 - 1.500.000đ/năm
💡 Mẹo: Nhiều gói phần mềm quản lý đã bao gồm HĐĐT và chữ ký số. Ví dụ: MISA đang tặng miễn phí gói phần mềm + 5.000 HĐĐT + 1 năm chữ ký số cho HKD đến 30/12/2025.
PHẦN 3: CHỌN VÀ CÀI ĐẶT PHẦN MỀM (Tuần 3-4)
☐ Bước 7: Đánh giá nhu cầu quán
Trả lời các câu hỏi:
- Quán có bao nhiêu bàn? Bao nhiêu nhân viên?
- Có cần QR order (khách tự gọi món) không?
- Có bán online (GrabFood, ShopeeFood) không?
- Có cần quản lý kho nguyên liệu chi tiết không?
- Có nhiều chi nhánh không?
- Budget hàng tháng cho phần mềm là bao nhiêu?
☐ Bước 8: Chọn phần mềm phù hợp
| Quy mô | Phần mềm gợi ý | Giá/tháng |
|---|---|---|
| Quán nhỏ (< 5 bàn) | POS365, PosApp | 92K - 170K |
| Quán vừa (5-15 bàn) | MISA CukCuk, KiotViet, Sapo FnB | 150K - 300K |
| Quán lớn/chuỗi | iPOS, KiotViet Pro | 300K - 500K+ |
Việc cần làm:
- Đăng ký dùng thử 2-3 phần mềm (miễn phí 7-14 ngày)
- Test các tính năng quan trọng: tạo đơn, in bill, xem báo cáo
- Đánh giá giao diện có dễ dùng với nhân viên không
- Kiểm tra tích hợp HĐĐT và báo cáo thuế
- Chọn và đăng ký gói chính thức
☐ Bước 9: Thiết lập phần mềm
Các bước thiết lập:
- Thông tin cửa hàng: Tên quán, địa chỉ, MST, logo
- Danh mục sản phẩm: Nhập toàn bộ menu (tên, giá, hình ảnh)
- Nhóm sản phẩm: Phân loại: Đồ ăn, Đồ uống, Tráng miệng...
- Bàn/khu vực: Thiết lập sơ đồ bàn (nếu có)
- Nhân viên: Tạo tài khoản, phân quyền
- Thanh toán: Kết nối VietQR, ví điện tử
- Máy in: Cài đặt máy in hóa đơn (nếu có)
- HĐĐT: Kết nối với nhà cung cấp HĐĐT
Thời gian: 2-4 giờ (có hỗ trợ từ nhà cung cấp)
PHẦN 4: THIẾT BỊ VÀ HẠ TẦNG (Tuần 4-5)
☐ Bước 10: Chuẩn bị thiết bị
Thiết bị tối thiểu:
- ☐ 1 điện thoại/tablet để chạy phần mềm (có thể dùng thiết bị cá nhân)
- ☐ Kết nối Internet ổn định (WiFi hoặc 4G backup)
Thiết bị nâng cao (tùy chọn):
- ☐ Máy POS chuyên dụng: 3-10 triệu đồng
- ☐ Máy in hóa đơn nhiệt: 1.5-3 triệu đồng
- ☐ Tablet order cho nhân viên: 2-4 triệu đồng/cái
- ☐ Màn hình hiển thị bếp: 3-5 triệu đồng
☐ Bước 11: In mã QR cho bàn
Nếu dùng QR order:
- Tạo mã QR cho từng bàn trong phần mềm
- In mã QR (khổ A6 hoặc A7)
- Ép plastic hoặc đặt trong standee
- Dán/đặt tại từng bàn
Chi phí: 50.000 - 200.000đ (tùy số lượng và chất liệu)
☐ Bước 12: Thiết lập thanh toán không tiền mặt
Các hình thức cần thiết lập:
- ☐ VietQR: In mã QR ngân hàng cố định tại quầy
- ☐ Ví điện tử: MoMo, ZaloPay, VNPay (nếu muốn)
- ☐ Máy POS quẹt thẻ: Liên hệ ngân hàng đăng ký (miễn phí máy)
PHẦN 5: ĐÀO TẠO VÀ VẬN HÀNH (Tuần 5-6)
☐ Bước 13: Đào tạo nhân viên
Nội dung đào tạo:
- Cách tạo đơn hàng trên phần mềm
- Cách thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản)
- Cách in hóa đơn / xuất HĐĐT
- Cách xử lý các tình huống: hủy đơn, đổi món, tách bill
- Quy trình đóng ca, kiểm kê cuối ngày
Phương pháp:
- Đào tạo trực tiếp: 1-2 buổi (2 giờ/buổi)
- Tài liệu hướng dẫn in sẵn
- Video hướng dẫn từ nhà cung cấp
- Practice: 2-3 ngày chạy song song (cũ + mới)
☐ Bước 14: Chạy thử nghiệm
Giai đoạn test (1-2 tuần):
- Chạy song song hệ thống cũ và mới
- Ghi nhận các lỗi, vấn đề phát sinh
- Điều chỉnh quy trình nếu cần
- Đảm bảo nhân viên thành thạo trước khi chuyển hoàn toàn
Checklist chạy thử:
- ☐ Tạo đơn hàng thành công
- ☐ In hóa đơn/bill thành công
- ☐ Xuất HĐĐT thành công
- ☐ Thanh toán QR hoạt động
- ☐ Báo cáo doanh thu chính xác
- ☐ Đóng ca, kiểm kê đúng
☐ Bước 15: Chính thức vận hành
Khi đã sẵn sàng:
- Ngừng hệ thống cũ, chuyển hoàn toàn sang hệ thống mới
- Thông báo cho khách hàng về phương thức thanh toán mới
- Theo dõi sát trong 1-2 tuần đầu
- Liên hệ hỗ trợ kỹ thuật nếu có vấn đề
TIMELINE GỢI Ý
| Tuần | Công việc | Trạng thái |
|---|---|---|
| Tuần 1 | Bước 1-3: Thủ tục pháp lý | ☐ |
| Tuần 2 | Bước 4-6: Đăng ký HĐĐT | ☐ |
| Tuần 3 | Bước 7-8: Chọn phần mềm | ☐ |
| Tuần 4 | Bước 9: Thiết lập phần mềm | ☐ |
| Tuần 5 | Bước 10-12: Thiết bị & thanh toán | ☐ |
| Tuần 6 | Bước 13-14: Đào tạo & test | ☐ |
| Tuần 7+ | Bước 15: Vận hành chính thức | ☐ |
CÁC LỖI THƯỜNG GẶP CẦN TRÁNH
- ❌ Chờ đến sát deadline: Sẽ bị quá tải, thiếu thời gian test và đào tạo
- ❌ Không test kỹ trước khi vận hành: Gây lỗi, mất doanh thu, khách phàn nàn
- ❌ Không đào tạo nhân viên: Nhân viên không biết dùng → chậm phục vụ
- ❌ Chọn phần mềm quá phức tạp: Khó sử dụng, tốn thời gian làm quen
- ❌ Không backup kế hoạch: Cần có phương án dự phòng khi mất mạng, hỏng thiết bị
TÀI NGUYÊN HỖ TRỢ
- Tra cứu MST: tracuunnt.gdt.gov.vn
- Cổng thông tin thuế: thuedientu.gdt.gov.vn
- Hỗ trợ HKD: Tổng đài 1900.6868 (Tổng cục Thuế)
- Mẫu tờ khai: Tải tại website Chi cục Thuế địa phương
Kết luận
15 bước trên là lộ trình đầy đủ để số hóa quán ăn của bạn trước 2026. Đừng cảm thấy overwhelmed - hãy bắt đầu từ bước 1 và làm từng bước một. Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng, việc chuyển đổi sẽ diễn ra suôn sẻ và mang lại nhiều lợi ích lâu dài.
Checklist tổng kết:
- ☐ Hoàn thành thủ tục pháp lý (Bước 1-3)
- ☐ Đăng ký hóa đơn điện tử (Bước 4-6)
- ☐ Cài đặt phần mềm quản lý (Bước 7-9)
- ☐ Chuẩn bị thiết bị (Bước 10-12)
- ☐ Đào tạo và vận hành (Bước 13-15)
🚀 Quanlycuahang.cloud - Giải pháp số hóa quán ăn toàn diện. Hỗ trợ thiết lập từ A-Z, đào tạo miễn phí, dùng thử 14 ngày không giới hạn!