Nhập mười ký, bán ra chỉ tương ứng tám ký. Hai ký còn lại đi đâu? Đây là câu hỏi làm đau đầu hầu hết chủ quán, và đáng tiếc là phần lớn chọn cách trả lời nhanh nhất — nghi ngờ người làm.
Hao hụt đến từ bốn nguồn
- Nguyên liệu hỏng, hết hạn — rau để hai ngày phải bỏ, sữa quá hạn phải đổ
- Làm hỏng, làm rơi, khách trả lại — pha sai, đổ vỡ
- Cho, biếu, nếm thử — mời khách quen, nhân viên thử món mới
- Thất thoát thật sự
Ba nguồn đầu là chuyện bình thường của nghề ăn uống. Vấn đề nằm ở chỗ: nếu không ghi lại, cả bốn nguồn gộp thành một cục và bạn không biết cái nào là cái nào.
Ba bước ghi hàng hủy
Bước 1 — Mở mục Hàng hủy
Vào Quản lý kho → Hàng hủy, cùng nhóm với Nguyên liệu và Công thức.
Bước 2 — Chọn thứ bị hủy và số lượng
Chọn nguyên liệu hoặc sản phẩm, nhập số lượng thực tế bị bỏ đi.
Bước 3 — Ghi rõ lý do
Hỏng, hết hạn, làm rơi, khách trả, cho biếu. Lý do càng cụ thể thì báo cáo cuối tháng càng có ích.
Đọc báo cáo thế nào
Cuối tháng, mỗi lý do được quy thành một con số tiền cụ thể. Cách đọc:
| Nếu khoản này cao | Vấn đề nằm ở | Nên làm gì |
|---|---|---|
| Hết hạn | Khâu nhập hàng | Nhập ít lại, nhập theo tuần thay vì theo tháng |
| Bán không hết phải bỏ | Khâu chuẩn bị | Nấu/pha ít lại vào ngày thường |
| Làm rơi, làm hỏng | Thao tác, dụng cụ | Xem lại quy trình, thay dụng cụ |
| Cho, biếu | Chính sách | Đặt hạn mức rõ ràng cho nhân viên |
Điểm mấu chốt: khi hết hạn chiếm phần lớn hao hụt, vấn đề nằm ở khâu nhập hàng chứ không phải ở người làm.
Vì sao tồn kho sai nếu không ghi
Bỏ đi mà không ghi thì phần mềm vẫn tính là còn trong kho. Tồn kho hiển thị cao hơn thực tế, cảnh báo sắp hết hàng sai theo, và tới lúc cần dùng mới phát hiện không còn.
Tóm lại
- Ghi hàng hủy để tách hao hụt tự nhiên khỏi thất thoát bất thường
- Mỗi lý do quy ra một con số tiền, biết xử lý đúng chỗ
- Tồn kho khớp thực tế, cảnh báo hết hàng mới chính xác
- Quan trọng nhất: không ai bị nghi oan