Nhà cung cấp giao hàng, đưa tờ phiếu, bạn kẹp vào sổ rồi quên. Lần trả một phần, lần ghi nợ hết. Tới hạn thanh toán, hai bên lôi sổ ra và mỗi bên một con số. Đây là tình huống làm hỏng không ít mối quan hệ làm ăn nhiều năm.
Ba bước
Bước 1 — Lưu thông tin nhà cung cấp
Vào Quản lý kho → Nhà cung cấp. Ghi tên, số điện thoại và mặt hàng thường lấy. Làm một lần, những lần nhập sau chỉ việc chọn tên.
Bước 2 — Ghi phiếu nhập ngay khi nhận hàng
Nút Nhập hàng nằm ở khu thao tác nhanh trên Dashboard. Chọn nhà cung cấp, nhập từng mặt hàng kèm số lượng và giá.
Nếu chưa thấy nút Nhập hàng trên Dashboard, vào phần cài đặt để bật nó lên trong danh sách thao tác nhanh.
Bước 3 — Chọn đã trả hay còn nợ
Ngay trên phiếu nhập, chọn rõ đã thanh toán hay còn nợ. Nếu trả luôn thì chọn trả bằng tiền mặt hay chuyển khoản từ tài khoản nào. Nếu còn nợ, phần mềm tự cộng vào công nợ của nhà cung cấp đó.
Ba thứ tự chạy theo
| Tự cập nhật | Ý nghĩa với bạn |
|---|---|
| Tồn kho | Cảnh báo sắp hết hàng mới chính xác, không báo nhầm |
| Giá vốn | Nhà cung cấp tăng giá là bạn biết ngay, cân nhắc điều chỉnh giá bán |
| Công nợ phải trả | Tới hạn thanh toán mở ra đối chiếu từng phiếu |
Giá nhập thay đổi — thứ dễ bỏ sót nhất
Cà phê tháng trước hai trăm mười nghìn một ký, tháng này hai trăm bốn mươi. Nếu bạn vẫn bán giá cũ, lãi mỏng đi mà không hề hay biết. Khi phiếu nhập được ghi đầy đủ, giá vốn từng món tự tính lại theo giá mới và bạn nhìn thấy ngay trong báo cáo.
Công nợ nằm chung một chỗ với dòng tiền
Công nợ phải trả nhà cung cấp cũng xuất hiện trong Báo cáo → Tiền tồn, nằm cạnh tiền mặt, tiền tài khoản và công nợ khách hàng. Nhờ vậy bạn thấy được bức tranh đầy đủ: còn bao nhiêu tiền, ai nợ mình, mình nợ ai.
Tóm lại
- Lưu nhà cung cấp một lần, dùng mãi
- Ghi phiếu nhập ngay lúc nhận hàng
- Chọn rõ đã trả hay còn nợ trên từng phiếu
- Kho, giá vốn và công nợ tự cập nhật theo