Nhiều chủ quán lo lắng: "Trước giờ cơ quan thuế ấn định bao nhiêu thì mình nộp bấy nhiêu, giờ phải tự kê khai thì biết làm sao?" Đừng lo, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn quy trình 5 bước đơn giản để kê khai thuế đúng cách từ năm 2026.
📋 Thay đổi quan trọng
Từ 01/01/2026, hộ kinh doanh chuyển từ thuế khoán (cơ quan thuế ấn định) sang tự kê khai (tự tính và nộp dựa trên doanh thu thực tế).
Thuế khoán là gì? Tại sao bị bỏ?
Thuế khoán trước đây
Thuế khoán là phương pháp mà cơ quan thuế ấn định sẵn số tiền thuế hàng tháng dựa trên:
- Vị trí kinh doanh
- Ngành nghề
- Quy mô ước tính
Ví dụ: Quán phở ở quận 1 có thể bị ấn định 2 triệu/tháng, trong khi quán tương tự ở ngoại thành chỉ 500.000đ/tháng - dù doanh thu thực tế có thể ngược lại.
Tại sao bỏ thuế khoán?
- Không công bằng: Người bán ít vẫn nộp như người bán nhiều
- Khó quản lý: Không phản ánh đúng thực tế kinh doanh
- Thất thu ngân sách: Nhiều hộ doanh thu cao nhưng nộp thuế thấp
Phương pháp kê khai mới từ 2026
Hộ kinh doanh sẽ tự kê khai doanh thu thực tế và nộp thuế theo tỷ lệ quy định:
| Ngành nghề | Thuế GTGT | Thuế TNCN | Tổng cộng |
|---|---|---|---|
| Ăn uống, nhà hàng, cafe | 3% | 1.5% | 4.5% |
| Bán lẻ hàng hóa | 1% | 0.5% | 1.5% |
| Dịch vụ khác | 5% | 2% | 7% |
💡 Ví dụ tính thuế
Quán cafe doanh thu 80 triệu/tháng (960 triệu/năm):
- Vượt ngưỡng 500 triệu → Phải nộp thuế
- Thuế GTGT: 80 triệu × 3% = 2.4 triệu
- Thuế TNCN: 80 triệu × 1.5% = 1.2 triệu
- Tổng: 3.6 triệu/tháng
Quy trình 5 bước kê khai thuế
Ghi chép doanh thu hàng ngày
Ghi lại tổng tiền bán được mỗi ngày vào sổ sách hoặc phần mềm quản lý. Đây là cơ sở để tính thuế.
💡 Mẹo: Dùng phần mềm quản lý bán hàng để tự động ghi nhận, không sót đơn nào.
Tổng hợp doanh thu theo quý
Cuối mỗi quý, cộng tổng doanh thu 3 tháng:
- Quý 1: Tháng 1-3
- Quý 2: Tháng 4-6
- Quý 3: Tháng 7-9
- Quý 4: Tháng 10-12
Tính số thuế phải nộp
Áp dụng công thức:
Thuế = Doanh thu × Tỷ lệ thuế ngành nghề
Ví dụ: Quán ăn doanh thu quý 1 là 150 triệu → Thuế = 150 triệu × 4.5% = 6.75 triệu
Nộp tờ khai thuế
Điền thông tin vào Mẫu 01/CNKD và nộp qua:
- Thuế điện tử: etax.gdt.gov.vn (khuyến khích)
- Trực tiếp: Chi cục thuế quản lý
Nộp tiền thuế
Chuyển khoản vào tài khoản Kho bạc Nhà nước theo thông tin trên tờ khai, hoặc nộp tại ngân hàng/kho bạc.
Thời hạn nộp tờ khai và tiền thuế
| Kỳ kê khai | Thời gian | Hạn nộp tờ khai | Hạn nộp tiền thuế |
|---|---|---|---|
| Quý 1 | Tháng 1-3 | 30/04 | 30/04 |
| Quý 2 | Tháng 4-6 | 30/07 | 30/07 |
| Quý 3 | Tháng 7-9 | 30/10 | 30/10 |
| Quý 4 | Tháng 10-12 | 30/01 năm sau | 30/01 năm sau |
⚠️ Lưu ý quan trọng
- Chậm nộp tờ khai: Phạt 2-5 triệu đồng
- Chậm nộp tiền thuế: Tính lãi 0.03%/ngày trên số tiền chậm nộp
- Khai sai: Phạt 20% số thuế khai thiếu + truy thu
Doanh thu dưới 500 triệu thì sao?
Nếu doanh thu cả năm dưới 500 triệu đồng:
- ✅ Không phải nộp thuế GTGT và TNCN
- ⚠️ Vẫn phải kê khai doanh thu với cơ quan thuế
- 📝 Nộp tờ khai với doanh thu = 0đ thuế
Công cụ hỗ trợ kê khai
1. Phần mềm miễn phí từ Nhà nước
Theo Nghị quyết 198/2025/QH15, Nhà nước sẽ cung cấp miễn phí phần mềm kế toán đơn giản cho hộ kinh doanh.
2. Phần mềm quản lý bán hàng
Sử dụng phần mềm quản lý để:
- Tự động ghi nhận mỗi đơn hàng
- Báo cáo doanh thu theo ngày/tháng/quý
- Xuất dữ liệu để kê khai thuế
📊 Quản lý doanh thu dễ dàng
Phần mềm quản lý bán hàng giúp bạn theo dõi doanh thu chính xác từng ngày, tự động tổng hợp báo cáo theo quý - sẵn sàng cho việc kê khai thuế.
Dùng thử miễn phí 14 ngàyCâu hỏi thường gặp
Quán nhỏ doanh thu thấp có phải kê khai không?
Có. Dù doanh thu dưới ngưỡng miễn thuế (500 triệu), bạn vẫn cần kê khai để cơ quan thuế theo dõi. Chỉ là không phải nộp tiền thuế.
Không biết dùng máy tính, kê khai thế nào?
Bạn có thể nhờ người thân hỗ trợ, hoặc đến trực tiếp Chi cục thuế để được hướng dẫn điền tờ khai giấy.
Kê khai sai thì có bị phạt không?
Nếu kê khai thiếu doanh thu và bị phát hiện, sẽ bị truy thu thuế + phạt 20% số thuế thiếu. Vì vậy hãy ghi chép chính xác ngay từ đầu.
Có thể thuê người kê khai hộ không?
Có thể thuê dịch vụ kế toán hoặc đại lý thuế. Chi phí khoảng 500.000đ - 2.000.000đ/quý tùy quy mô.
Tổng kết
Việc chuyển từ thuế khoán sang tự kê khai nghe có vẻ phức tạp, nhưng thực tế chỉ cần:
- Ghi chép doanh thu hàng ngày
- Tổng hợp theo quý
- Nộp tờ khai đúng hạn
Với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý và công cụ miễn phí từ Nhà nước, quy trình này sẽ trở nên đơn giản hơn nhiều. Quan trọng nhất là bắt đầu ghi chép ngay từ bây giờ để có dữ liệu chính xác khi kê khai.
Căn cứ pháp lý
- 📜 Nghị quyết 198/2025/QH15 - Bỏ thuế khoán từ 01/01/2026
- 📜 Quyết định 3389/QĐ-BTC - Đề án chuyển đổi quản lý thuế hộ kinh doanh
- 📜 Thông tư 40/2021/TT-BTC - Hướng dẫn thuế GTGT, TNCN hộ kinh doanh
- 📜 Luật Quản lý thuế 2025 - Quy định mới về kê khai thuế