Bên cạnh việc thay đổi về thuế khoán và ngưỡng miễn thuế, một quy định quan trọng khác có hiệu lực từ 01/01/2026 là hóa đơn điện tử bắt buộc cho tất cả hộ kinh doanh. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ và chuẩn bị đầy đủ.
⚠️ Quy định bắt buộc
Từ 01/01/2026, TẤT CẢ hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử khi khách hàng yêu cầu, kể cả hộ có doanh thu dưới 500 triệu/năm!
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử (e-Invoice) là hóa đơn được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hoàn toàn trên hệ thống điện tử. Thay vì in giấy như trước đây, hóa đơn được tạo trên phần mềm và gửi trực tiếp đến cơ quan thuế.
Đặc điểm của hóa đơn điện tử
- Có mã của cơ quan thuế (CQT) - Được cấp tự động khi xuất hóa đơn
- Được ký số điện tử - Đảm bảo tính pháp lý
- Lưu trữ trên đám mây - Không lo mất mát, hư hỏng
- Có giá trị pháp lý - Tương đương hóa đơn giấy
Tại sao bắt buộc từ 2026?
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn, việc sử dụng hóa đơn điện tử nhằm:
Minh bạch doanh thu
Mọi giao dịch được ghi nhận và gửi về cơ quan thuế theo thời gian thực
Chống thất thu thuế
Không còn tình trạng "bán hàng không xuất hóa đơn"
Giảm chi phí
Không cần in ấn, lưu trữ hóa đơn giấy
Chuyển đổi số
Một phần trong chiến lược chuyển đổi số quốc gia
Ai phải sử dụng hóa đơn điện tử?
Từ 01/01/2026, TẤT CẢ các đối tượng kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử:
- ✅ Hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh
- ✅ Cá nhân kinh doanh có mã số thuế
- ✅ Doanh nghiệp (đã bắt buộc từ trước)
💡 Lưu ý quan trọng
Ngay cả hộ kinh doanh có doanh thu dưới 500 triệu/năm (được miễn thuế) vẫn phải sử dụng hóa đơn điện tử khi khách hàng yêu cầu.
Chi phí sử dụng hóa đơn điện tử
Các loại chi phí
| Loại chi phí | Mức phí | Ghi chú |
|---|---|---|
| Phí khởi tạo | 0đ - 500.000đ | Nhiều nhà cung cấp miễn phí |
| Phí mỗi hóa đơn | 800đ - 2.000đ | Tùy nhà cung cấp và gói dịch vụ |
| Phí duy trì/tháng | 0đ - 200.000đ | Một số gói có phí cố định |
Ước tính chi phí theo quy mô
Quán nhỏ
~50 hóa đơn/tháng
Quán vừa
~200 hóa đơn/tháng
Quán lớn
500+ hóa đơn/tháng
Các nhà cung cấp hóa đơn điện tử phổ biến
1. VNPT Invoice
- Đơn vị: Tập đoàn VNPT
- Ưu điểm: Uy tín, hỗ trợ tốt toàn quốc
- Website: einvoice.vnpt.vn
2. Viettel S-Invoice
- Đơn vị: Tập đoàn Viettel
- Ưu điểm: Phủ sóng rộng, giá cạnh tranh
- Website: sinvoice.viettel.vn
3. MISA meInvoice
- Đơn vị: Công ty MISA
- Ưu điểm: Tích hợp phần mềm kế toán
- Website: meinvoice.vn
4. FPT eInvoice
- Đơn vị: FPT
- Ưu điểm: Công nghệ hiện đại, API mạnh
- Website: einvoice.fpt.com.vn
Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử
Chuẩn bị hồ sơ
- Giấy đăng ký kinh doanh (bản sao)
- CMND/CCCD của chủ hộ (bản sao)
- Mã số thuế
Chọn nhà cung cấp
So sánh giá, tính năng và khả năng tích hợp với phần mềm quản lý đang dùng.
Đăng ký dịch vụ
Liên hệ nhà cung cấp, ký hợp đồng và thanh toán phí (nếu có).
Đăng ký với cơ quan thuế
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Chờ phê duyệt 1-3 ngày làm việc.
Bắt đầu sử dụng
Cài đặt phần mềm/app, tạo mẫu hóa đơn và bắt đầu xuất hóa đơn cho khách hàng.
Lợi ích của hóa đơn điện tử
Đối với hộ kinh doanh
Đối với khách hàng
- Nhận hóa đơn ngay lập tức qua email/SMS
- Tra cứu hóa đơn dễ dàng trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế
- Bảo hành, đổi trả thuận tiện hơn với hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử cho quán ăn, café
Khi nào cần xuất hóa đơn?
| Trường hợp | Yêu cầu |
|---|---|
| Khách hàng yêu cầu | Bắt buộc xuất hóa đơn |
| Thanh toán chuyển khoản + cần chứng từ | Bắt buộc xuất hóa đơn |
| Bán cho doanh nghiệp, tổ chức | Bắt buộc xuất hóa đơn |
| Khách cá nhân không yêu cầu | Không bắt buộc |
Mẹo sử dụng hiệu quả
💡 3 mẹo quan trọng
- Tích hợp với phần mềm quản lý: Chọn nhà cung cấp có thể tích hợp để xuất hóa đơn tự động từ đơn hàng
- Lưu sẵn thông tin khách hàng: Tạo danh sách khách hàng thường xuyên để xuất hóa đơn nhanh hơn
- Đào tạo nhân viên: Hướng dẫn cách xuất hóa đơn để phục vụ khách nhanh chóng
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh dưới 500 triệu có cần dùng hóa đơn điện tử?
Có. Dù được miễn thuế GTGT và TNCN, hộ kinh doanh vẫn phải sử dụng hóa đơn điện tử khi khách hàng yêu cầu. Đây là quy định bắt buộc.
Chi phí hóa đơn điện tử ai chịu?
Hộ kinh doanh chịu chi phí sử dụng dịch vụ. Tuy nhiên, chi phí này có thể được tính vào chi phí kinh doanh hợp lý khi kê khai thuế.
Nếu khách không cần hóa đơn thì sao?
Nếu khách hàng cá nhân không yêu cầu, bạn không bắt buộc phải xuất. Tuy nhiên, bạn vẫn cần ghi nhận doanh thu để kê khai thuế.
Hóa đơn điện tử có thể sửa được không?
Có thể điều chỉnh bằng cách xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định. Không được xóa hay sửa trực tiếp hóa đơn đã xuất.
Mất điện, mất mạng thì xuất hóa đơn thế nào?
Một số nhà cung cấp có app offline cho phép xuất hóa đơn khi không có mạng, sau đó đồng bộ khi có kết nối. Nên chọn nhà cung cấp có tính năng này.
Kết luận
Hóa đơn điện tử bắt buộc từ 2026 là xu hướng tất yếu trong chuyển đổi số. Thay vì lo lắng, hộ kinh doanh nên:
- Tìm hiểu sớm các nhà cung cấp dịch vụ
- Đăng ký trước để làm quen với hệ thống
- Tích hợp với phần mềm quản lý để tự động hóa
- Đào tạo nhân viên sử dụng thành thạo
📱 Tích hợp hóa đơn điện tử dễ dàng
Phần mềm Quanlycuahang.cloud hỗ trợ tích hợp với các nhà cung cấp hóa đơn điện tử phổ biến, giúp bạn xuất hóa đơn nhanh chóng ngay từ đơn hàng.
Dùng thử miễn phí 14 ngàyCăn cứ pháp lý
- 📜 Nghị định 123/2020/NĐ-CP - Quy định về hóa đơn, chứng từ
- 📜 Thông tư 78/2021/TT-BTC - Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử
- 📜 Nghị quyết 198/2025/QH15 - Chính sách thuế mới từ 2026