Hai câu hỏi mà phần lớn chủ quán không trả lời được ngay: còn bao nhiêu sữa trong kho, và một ly cà phê sữa lãi bao nhiêu. Cả hai đều được giải quyết bằng một việc duy nhất — khai công thức cho từng món, làm một lần rồi thôi.
Nguyên lý hoạt động
Bạn khai với phần mềm rằng một ly cà phê sữa đá gồm 18g cà phê, 30ml sữa đặc, 150g đá và 1 ly nhựa. Từ đó về sau, mỗi lần bán ra một ly, hệ thống tự trừ đúng lượng ấy khỏi kho và tự cộng giá vốn tương ứng. Bạn không phải làm thêm thao tác nào.
Ba bước thực hiện
Bước 1 — Ghi danh sách nguyên liệu
Vào Quản lý kho → Nguyên liệu. Nhập từng thứ bạn mua về: cà phê hạt, sữa đặc, đường, trà, ly nhựa, ống hút. Với mỗi thứ, ghi rõ đơn vị tính (kg, lít, ml, g, cái), giá nhập và số lượng đang có.
Bước 2 — Tạo công thức
Vào Quản lý kho → Công thức, chọn món rồi thêm từng nguyên liệu kèm định lượng. Nhớ khai cả bao bì: ly, nắp, ống hút, túi đựng. Đây là phần chủ quán hay bỏ sót, mà cộng lại thì không hề nhỏ.
Bước 3 — Bán hàng như bình thường
Không cần thao tác gì thêm. Mỗi đơn bán ra, kho tự trừ và giá vốn tự tính.
Chưa kịp khai hết thì sao?
Không sao cả. Phần mềm liệt kê riêng những sản phẩm đã có doanh số nhưng chưa thiết lập công thức, kèm ghi chú rằng chưa tính được giá vốn và chưa tự trừ kho. Bạn cứ theo danh sách đó bổ sung dần, không cần làm hết trong một buổi.
Tồn kho âm không phải là lỗi
Phần mềm cho phép tồn kho xuống số âm. Đó là trường hợp bạn đã bán hàng nhưng chưa kịp nhập nguyên liệu về — con số âm chính là phần đang nợ. Nếu chặn cứng ở 0 như nhiều phần mềm khác, số liệu sẽ bị bóp méo và bạn không bao giờ đối chiếu được.
Đọc được gì từ số liệu
| Chỉ số | Dùng để làm gì |
|---|---|
| Tồn hiện tại | Biết đủ bán tới chiều hay phải đi nhập ngay |
| Giá vốn từng món | Quyết định tăng giá hay đổi nhà cung cấp |
| Lợi nhuận từng món | Biết món nào đáng đẩy mạnh, món nào nên bỏ |
| Cảnh báo sắp hết | Nhập hàng trước khi hết, không mất khách |
Tóm lại
- Ghi nguyên liệu và cài công thức một lần, dùng được mãi
- Bán hàng tự trừ kho, không phải đếm tay
- Biết chính xác giá vốn và lãi từng món
- Có cảnh báo trước khi nguyên liệu hết