Cuối ngày đếm két thiếu năm trăm nghìn. Ba ca đã chạy qua, không ai nhận, và bạn cũng không biết hỏi ai. Đây là tình huống mà gần như quán nào cũng gặp, và nó gây tổn thất lớn hơn số tiền bị lệch — nó phá vỡ lòng tin giữa chủ và người làm.
Ý tưởng của mở ca - đóng ca
Rất đơn giản: mỗi ca là một sổ riêng. Đầu ca đếm xem có bao nhiêu, cuối ca đếm lại xem còn bao nhiêu, phần mềm tính giúp phần chênh. Nhờ vậy sai lệch được phát hiện ngay lúc bàn giao, khi người trực ca vẫn còn ở đó, thay vì cuối ngày khi mọi người đã về hết.
Quy trình ba bước
Bước 1 — Đầu ca: mở ca
Vào Quản lý ca, bấm Mở ca. Người vào ca đếm tiền mặt trong két và ghi số dư các tài khoản ngân hàng. Đây là điểm xuất phát của ca.
Bước 2 — Trong ca: bán hàng bình thường
Không cần thao tác gì thêm. Mọi đơn hàng và mọi khoản chi phát sinh đều tự động gắn vào ca đang mở.
Bước 3 — Cuối ca: đóng ca
Đếm tiền mặt thực tế và nhập vào. Phần mềm so với số lý thuyết rồi hiện ngay chênh lệch. Phiếu đóng ca ghi lại đầy đủ: quỹ đầu ca, doanh thu tiền mặt, doanh thu chuyển khoản, các khoản chi, tiền phải có, tiền thực đếm và phần lệch.
Vì sao phải theo dõi cả tài khoản ngân hàng
Khách chuyển khoản thì tiền không vào két. Nếu chỉ đếm tiền mặt, bạn sẽ thấy két "thiếu" so với doanh thu và tưởng là mất tiền. Phần mềm ghi nhận riêng số dư từng tài khoản đầu ca và cuối ca, nên mỗi nguồn tiền đều đối chiếu độc lập.
Đừng bỏ qua chênh lệch nhỏ
| Lệch mỗi ca | Số ca/ngày | Một tháng |
|---|---|---|
| 30.000đ | 3 | 2.700.000đ |
| 50.000đ | 2 | 3.000.000đ |
| 100.000đ | 2 | 6.000.000đ |
Lợi ích ngoài chuyện tiền
- So sánh doanh thu giữa các ca để bố trí người hợp lý
- Biết khung giờ nào bán tốt nhất để cân nhắc giờ mở cửa
- Có lịch sử từng ca, xem lại bất cứ lúc nào
Tóm lại
- Mỗi ca là một sổ riêng, chốt ngay lúc bàn giao
- Theo dõi cả tiền mặt lẫn số dư ngân hàng
- Chênh lệch hiện ra ngay, không phải đoán
- Mất khoảng hai phút mỗi ca