Từ sổ tay đến phần mềm: Chuyện không còn "muốn hay không"
Nếu bạn đang vận hành quán ăn, quán cafe hay trà sữa với quy trình: ghi doanh thu vào sổ tay, tính tiền bằng máy tính cầm tay, cuối tháng ngồi cộng tổng — thì năm 2026 là lúc bạn buộc phải thay đổi.
Không phải vì công nghệ là "mốt". Mà vì luật pháp đã thay đổi, và quán nào không bắt kịp sẽ gặp rắc rối về thuế, hóa đơn, thậm chí bị phạt.
Bài viết này sẽ giải thích: tại sao số hóa là bắt buộc, Nhà nước hỗ trợ gì, và bạn bắt đầu từ đâu.
Phần 1: Tại sao 2026 là "năm bản lề" của số hóa F&B?
1.1. Thuế khoán bị bỏ — phải tự kê khai thực tế
Từ 01/01/2026, toàn bộ hộ kinh doanh phải chuyển từ thuế khoán sang tự kê khai, tự nộp thuế (Nghị quyết 198/2025/QH15). Điều này nghĩa là:
- Phải ghi chép doanh thu hàng ngày có chứng từ
- Phải kê khai theo quý hoặc năm qua hệ thống điện tử
- Phải lưu giữ sổ sách kế toán theo quy định
Nếu doanh thu dưới 500 triệu/năm, bạn được miễn thuế — nhưng vẫn phải kê khai doanh thu. Không kê khai = vi phạm.
Với quy mô trên 500 triệu, việc ghi chép chính xác còn quan trọng hơn vì trực tiếp ảnh hưởng đến số thuế phải nộp.
1.2. Hóa đơn điện tử — từ "khuyến khích" thành "bắt buộc"
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và quy định mới:
- DT > 1 tỷ/năm: Bắt buộc dùng hóa đơn điện tử có mã, tích hợp máy tính tiền
- DT 500 triệu - 1 tỷ: Sử dụng HĐĐT có mã hoặc không có mã
- DT dưới 500 triệu: Không bắt buộc, nhưng khuyến khích sử dụng
Hóa đơn điện tử yêu cầu phần mềm, chữ ký số, và kết nối với hệ thống thuế. Không thể làm bằng tay.
1.3. Hơn 2,3 triệu hộ kinh doanh đã được hỗ trợ chuyển đổi
Ngành thuế đã triển khai chiến dịch "60 ngày cao điểm" cuối năm 2025, hỗ trợ hơn 2,3 triệu hộ kinh doanh chuyển từ thuế khoán sang kê khai. Từ 01/01/2026, chương trình "Đồng hành cùng hộ kinh doanh" được triển khai toàn quốc (QĐ 3789/QĐ-CT ngày 31/12/2025).
Phần 2: Thực trạng — F&B đang số hóa tới đâu?
2.1. Những con số ấn tượng
Ngành F&B Việt Nam đang chuyển đổi số rất nhanh:
- 82,8% doanh nghiệp F&B đã tiến hành chuyển đổi số, đa số sử dụng phần mềm quản lý bán hàng (Nguồn: FnB Việt Nam 2024)
- 76% doanh nghiệp xác định công nghệ là yếu tố quan trọng nâng cao năng lực cạnh tranh (Nguồn: Hiệp hội Nhà hàng Quốc gia 2024)
- 61,4% khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản/QR code (Nguồn: iPOS 2023)
- Doanh thu toàn ngành 2024 đạt 688.800 tỷ đồng, tăng 16,6% (Nguồn: iPOS & Nestlé Professional)
2.2. Khoảng cách giữa "chuỗi lớn" và "quán nhỏ"
Vấn đề nằm ở chỗ: phần lớn con số trên đến từ các doanh nghiệp F&B có quy mô, trong khi 95% doanh thu ngành đến từ các cơ sở ăn uống đơn lẻ (nhà hàng, quán ăn gia đình). Nhiều quán nhỏ vẫn:
- Ghi doanh thu bằng sổ tay hoặc không ghi
- Không biết lãi lỗ chính xác mỗi tháng
- Kiểm kho bằng cảm tính
- Không có dữ liệu để kê khai thuế
Đây chính là nhóm sẽ gặp khó khăn nhất khi phải kê khai thuế thực tế từ 2026.
Phần 3: Nhà nước hỗ trợ gì cho hộ kinh doanh số hóa?
Tin tốt: Nhà nước không chỉ yêu cầu bạn thay đổi, mà còn chuẩn bị sẵn công cụ miễn phí để hỗ trợ.
3.1. Phần mềm kế toán MIỄN PHÍ
Theo Nghị định 20/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 15/01/2026), Điều 10:
- Nhà nước cung cấp miễn phí nền tảng số tích hợp phần mềm kế toán cho HKD và DN nhỏ
- Phần mềm tích hợp được với hóa đơn điện tử và chữ ký số
- Bộ Tài chính chịu trách nhiệm tổ chức, vận hành
- Lưu trữ trên nền tảng đám mây, đảm bảo an toàn dữ liệu
3.2. Đào tạo quản trị, kế toán, thuế MIỄN PHÍ 100%
Cũng theo Nghị định 20/2026:
- Ngân sách nhà nước hỗ trợ 100% chi phí khóa đào tạo quản trị doanh nghiệp (kế toán, thuế, nhân sự)
- Áp dụng cho DN nhỏ, siêu nhỏ, HKD và cá nhân kinh doanh
- Bao gồm cả đào tạo cơ bản và chuyên sâu
3.3. Chương trình "Đồng hành cùng HKD"
Từ 01/01/2026, ngành thuế triển khai chương trình toàn quốc:
- Tập huấn chính sách thuế, chế độ kế toán cho HKD
- Hướng dẫn "cầm tay chỉ việc" sử dụng eTax Mobile
- Miễn giảm phí dịch vụ trong giai đoạn đầu chuyển đổi
- Cam kết: ưu tiên hỗ trợ, không truy thu quá khứ
3.4. Hỗ trợ chi phí chuyển đổi số cho DN nhỏ
Nếu bạn đã là doanh nghiệp nhỏ hoặc đang cân nhắc chuyển đổi:
- Hỗ trợ 50% chi phí thuê/mua giải pháp chuyển đổi số (NĐ 80/2021, TT 06/2022/TT-BKHĐT)
- DN siêu nhỏ: tối đa 20 triệu/năm
- DN nhỏ: tối đa 50 triệu/năm
- DN vừa: tối đa 100 triệu/năm
Phần 4: Số hóa quán ăn nhỏ — cụ thể là gì?
"Số hóa" nghe to tát, nhưng thực tế rất đơn giản cho một quán ăn nhỏ:
Cấp 1: Tuân thủ thuế (Tối thiểu, MIỄN PHÍ)
- eTax Mobile: App kê khai thuế miễn phí trên điện thoại
- Phần mềm kế toán dùng chung: Ghi sổ theo TT 88/2021 (Nhà nước cung cấp miễn phí)
- Chữ ký số: Để nộp tờ khai (miễn phí từ một số nhà cung cấp)
Cấp 2: Quản lý cơ bản (Chi phí thấp)
- Phần mềm bán hàng/POS: Ghi nhận doanh thu tự động, in bill, quản lý menu
- Thanh toán QR: Quét mã nhận tiền, tự động ghi nhận vào doanh thu
- Hóa đơn điện tử: Xuất HĐĐT tự động khi thanh toán (bắt buộc nếu DT > 1 tỷ)
Cấp 3: Quản lý chuyên nghiệp (Đầu tư hợp lý)
- Quản lý kho/nguyên liệu: Biết chính xác tồn kho, cảnh báo hết hàng
- Báo cáo doanh thu: Xem realtime trên điện thoại, so sánh theo ngày/tuần/tháng
- Quản lý nhân viên: Chấm công, phân ca
- Đặt món QR/online: Khách tự order bằng điện thoại
Phần 5: Chi phí thực tế — Bao nhiêu là hợp lý?
| Hạng mục | Chi phí | Ghi chú |
|---|---|---|
| eTax Mobile | Miễn phí | App Tổng cục Thuế |
| Phần mềm kế toán | Miễn phí | NĐ 20/2026/NĐ-CP |
| Chữ ký số | 0 - 500.000đ/năm | Nhiều NCC miễn phí cho HKD |
| Phần mềm POS cơ bản | 0 - 200.000đ/tháng | Nhiều gói miễn phí |
| Máy in bill nhiệt | 500.000 - 1.500.000đ | Mua 1 lần |
| Hóa đơn điện tử | 0 - 100.000đ/tháng | Miễn phí từ một số NCC |
Tổng chi phí tối thiểu: 0đ (sử dụng hoàn toàn công cụ miễn phí)
Tổng chi phí cơ bản: 200.000 - 500.000đ/tháng (có POS + HĐĐT)
So sánh: Một sai sót kê khai thuế có thể bị phạt từ 2-5 triệu đồng. Đầu tư 200.000đ/tháng để quản lý đúng và đủ là hoàn toàn xứng đáng.
Phần 6: 4 bước bắt đầu số hóa cho quán ăn nhỏ
Bước 1: Kê khai thuế điện tử
- Tải eTax Mobile (iOS/Android)
- Đăng ký tài khoản bằng MST cá nhân/HKD
- Nộp tờ khai theo quý hoặc năm
Bước 2: Đăng ký phần mềm kế toán miễn phí
- Đợi Bộ Tài chính hướng dẫn quy trình cấp tài khoản (NĐ 20/2026)
- Hoặc sử dụng ngay các phần mềm miễn phí từ KiotViet, Zen HKD, Sapo...
- Ghi sổ theo Thông tư 88/2021/TT-BTC
Bước 3: Cài đặt phần mềm quản lý bán hàng
- Chọn phần mềm phù hợp quy mô (nhiều gói miễn phí)
- Nhập menu, giá bán
- Bán hàng qua phần mềm → doanh thu tự động ghi nhận
Bước 4: Đăng ký hóa đơn điện tử (nếu cần)
- DT > 1 tỷ: bắt buộc HĐĐT có máy tính tiền
- DT 500 triệu - 1 tỷ: đăng ký HĐĐT có mã
- Liên kết với phần mềm POS để xuất HĐĐT tự động
Phần 7: Lợi ích thực tế khi số hóa
Ngoài tuân thủ pháp luật, số hóa mang lại những lợi ích thiết thực:
- Biết lãi lỗ chính xác: Không còn "cảm giác" cuối tháng còn tiền hay hết tiền
- Giảm thất thoát: Mọi giao dịch được ghi nhận, không sợ nhân viên gian lận
- Kê khai thuế dễ dàng: Dữ liệu tự động tổng hợp, chỉ cần nộp tờ khai
- Quản lý từ xa: Xem doanh thu quán ngay trên điện thoại, không cần có mặt
- Cạnh tranh tốt hơn: Khách hàng thích thanh toán QR, đặt món online
- Sẵn sàng mở rộng: Dữ liệu bài bản giúp vay vốn, nhượng quyền, mở chi nhánh
Kết luận
Năm 2026, số hóa quản lý quán ăn không còn là "xu hướng cho người giàu" hay "chuyện của chuỗi lớn". Đó là:
- Nghĩa vụ pháp lý: Kê khai thuế thực tế, sử dụng HĐĐT
- Cơ hội được hỗ trợ: Phần mềm miễn phí, đào tạo miễn phí, chi phí được hỗ trợ
- Lợi thế cạnh tranh: Quản lý tốt hơn, phục vụ khách hàng tốt hơn
Nhà nước đã chuẩn bị sẵn công cụ. Cộng đồng công nghệ đã có giải pháp. Câu hỏi còn lại là: Bạn bắt đầu từ hôm nay hay đợi đến khi bị phạt?
Câu hỏi thường gặp
Tôi doanh thu dưới 500 triệu, có cần số hóa không?
Bạn được miễn thuế nhưng vẫn phải kê khai doanh thu hàng năm (trước 31/01). Ở mức tối thiểu, bạn cần eTax Mobile để nộp tờ khai. Ngoài ra, ghi chép doanh thu giúp bạn chứng minh mình thuộc diện miễn thuế nếu cơ quan thuế kiểm tra.
Phần mềm kế toán miễn phí từ Nhà nước đã có chưa?
Nghị định 20/2026/NĐ-CP đã có hiệu lực từ 15/01/2026. Bộ Tài chính đang triển khai, sẽ hướng dẫn quy trình cấp tài khoản. Trong lúc chờ, bạn có thể sử dụng các phần mềm miễn phí từ KiotViet, Zen HKD hoặc các nền tảng POS khác.
Tôi không rành công nghệ, làm sao dùng được?
Các phần mềm hiện nay thiết kế rất đơn giản, chỉ cần biết dùng điện thoại. Ngoài ra, ngành thuế tổ chức tập huấn miễn phí "cầm tay chỉ việc" tại từng địa phương. Bạn cũng được đào tạo miễn phí 100% về kế toán, thuế theo NĐ 20/2026.
Dùng phần mềm quản lý có bị lộ doanh thu để đóng thuế nhiều hơn không?
Từ 2026, bạn BẮT BUỘC phải kê khai doanh thu thực tế. Dùng phần mềm giúp bạn kê khai chính xác, tránh bị truy thu hoặc phạt vì khai sai. Ngược lại, nếu doanh thu dưới 500 triệu, bạn được miễn thuế — phần mềm giúp chứng minh điều này.
📌 Căn cứ pháp lý: Nghị quyết 198/2025/QH15 (bỏ thuế khoán), Nghị định 20/2026/NĐ-CP (phần mềm kế toán miễn phí), Nghị định 70/2025/NĐ-CP (HĐĐT máy tính tiền), QĐ 3789/QĐ-CT (chương trình đồng hành HKD), NĐ 80/2021 & TT 06/2022 (hỗ trợ CĐS DN nhỏ)