Rất nhiều chủ hộ kinh doanh dùng phần mềm để bán hàng suốt cả năm, rồi tới lúc cần sổ sách lại ngồi lật hoá đơn chép tay từng ngày. Điều họ không biết là toàn bộ số liệu ấy đã nằm sẵn trong phần mềm — chỉ cần bấm xuất ra.
Ba bước xuất sổ
Bước 1 — Vào cài đặt cửa hàng
Mở mục Cài đặt, chọn Cửa hàng. Chức năng xuất sổ nằm trong phần này.
Bước 2 — Chọn khoảng thời gian
Chọn từ ngày đến ngày cần xuất. Thông thường là theo quý hoặc theo năm, nhưng bạn có thể chọn bất kỳ khoảng nào.
Bước 3 — Tải file về
Bấm xuất, phần mềm lấy toàn bộ doanh thu bán hàng trong khoảng đã chọn và tạo file .docx. File tự tải xuống máy.
Vì sao là file Word chứ không phải PDF? Để bạn mở ra bổ sung thông tin, ký tên rồi in. File PDF khoá cứng nội dung, muốn sửa một chữ cũng khó.
Số liệu lấy từ đâu
Từ chính các đơn hàng bạn đã bán trong phần mềm. Không có bước nhập liệu nào thêm. Điều này dẫn tới một hệ quả quan trọng: bán hàng tới đâu, sổ sách đầy đủ tới đó. Bạn không phải đợi tới lúc được yêu cầu mới cuống lên làm.
Vì sao nên xuất từ phần mềm thay vì chép tay
| Chép tay | Xuất từ phần mềm | |
|---|---|---|
| Thời gian | Vài buổi tối | Khoảng 30 giây |
| Sai số học | Rất dễ sót dòng, cộng nhầm | Máy cộng, không nhầm |
| Đối chiếu lại | Phải lật hoá đơn | Tra ngược tới từng đơn |
| Làm lại kỳ khác | Chép lại từ đầu | Đổi khoảng ngày, bấm lại |
Điều kiện để sổ đúng. Mọi đơn bán ra đều phải được ghi vào phần mềm. Bán ngoài, thu tiền mặt không ghi thì sổ sẽ thiếu — và đó là lỗi của quy trình, không phải của phần mềm.
Tóm lại
- Ba bước, khoảng ba mươi giây
- Số liệu lấy tự động từ đơn hàng đã bán
- Ra file Word, sửa và in thoải mái
- Bán hàng đều đặn thì sổ luôn sẵn sàng