Quản lý ca làm việc

Ghi nhận tiền mặt và số dư các tài khoản ngân hàng tại đầu ca, đối chiếu khi đóng ca, tự động tổng hợp doanh thu và chi phí phát sinh trong ca. Phát hiện chênh lệch giữa thực tế và hệ thống để kiểm soát thất thoát.

Tại sao cần quản lý ca?

Kiểm soát tiền mặt

Biết chính xác tiền có trong két đầu/cuối ca

Đối chiếu tự động

So sánh số liệu thực tế với hệ thống tính toán

Phát hiện chênh lệch

Cảnh báo khi tiền thực tế không khớp số liệu

Quy trách nhiệm

Lưu lại ai mở/đóng ca, làm trong khoảng thời gian nào

Truy cập màn hình quản lý ca

Từ menu, chọn Bán hàng → Quản lý ca. Trên giao diện desktop, khi có ca đang mở, hệ thống sẽ hiển thị badge xanh 🕐 Ca: CA20260504-001 ở thanh sidebar để dễ nhận diện.

Lưu ý: Tại một thời điểm chỉ có 1 ca đang mở. Tất cả nhân viên (admin, manager, staff, sales) đều có quyền mở/đóng ca.

Mở ca mới

Vào tab Ca hiện tại → bấm nút Mở ca mới. Form mở ca yêu cầu nhập:

Tiền mặt đầu ca — Số tiền mặt thực tế đang có trong két lúc bắt đầu ca
Số dư từng tài khoản ngân hàng — Nhập tự động theo danh sách tài khoản đã thiết lập trong Cài đặt cửa hàng
Ghi chú đầu ca (tùy chọn) — Ví dụ: "Tiền lẻ thiếu 200k", "Mở ca sớm 30 phút"...

Mẹo: Đếm tiền mặt cẩn thận và đối chiếu sao kê ngân hàng trước khi mở ca để có số liệu khởi điểm chính xác. Sai sót đầu ca sẽ kéo theo chênh lệch khi đóng ca.

Trong ca làm việc

Khi ca đang mở, mọi giao dịch được tự động gắn vào ca:

Đơn hàng được thanh toán (status = paid) → tự động gắn vào ca đang mở
Chi phí phát sinh (Expense) → tự động gắn vào ca đang mở
Phiếu nhập kho thanh toán ngay → tính vào dòng tiền của ca

Hệ thống hiển thị tóm tắt live cập nhật mỗi 30 giây với các chỉ số:

3,250,000đ Doanh thu tiền mặt

1,820,000đ Doanh thu chuyển khoản

350,000đ Chi phí phát sinh

42 Số đơn đã thanh toán

Lưu ý: Nếu chưa mở ca, hệ thống vẫn cho phép bán hàng và tạo chi phí, chỉ hiển thị cảnh báo nhẹ trên giao diện. Tuy nhiên các giao dịch đó sẽ không được gắn ca, gây khó khăn khi đối soát sau này.

Đóng ca

Khi kết thúc ca, bấm nút Đóng ca. Modal đóng ca hiển thị bảng so sánh 4 cột:

Loại tiền Đầu ca Hệ thống Thực tế Chênh lệch

Tiền mặt 500,000đ 3,400,000đ 3,400,000đ 0đ

Vietcombank ***456 12,000,000đ 13,820,000đ 13,800,000đ -20,000đ

Techcombank ***789 5,500,000đ 5,500,000đ 5,500,000đ 0đ

Trong đó:

Đầu ca — Số dư bạn đã nhập khi mở ca
Hệ thống — Số dư hệ thống tự tính: Đầu ca + Doanh thu - Chi phí
Thực tế — Số tiền bạn đếm/kiểm tra thực tế lúc đóng ca
Chênh lệch — = Thực tế - Hệ thống. Có thể âm (thiếu) hoặc dương (thừa)

Cách hệ thống tính số dư

Công thức tính số dư hệ thống cuối ca:

Tiền mặt cuối ca = Tiền mặt đầu ca + Doanh thu tiền mặt − Chi phí tiền mặt
TK ngân hàng cuối ca = TK đầu ca + Tiền chuyển khoản vào TK đó

Trong đó:

Doanh thu tiền mặt = Tổng tiền các đơn paid với paymentMethod = cash trong ca, trừ phần ghi nợ và phụ phí loại trừ doanh thu
Doanh thu chuyển khoản = Phân theo từng tài khoản ngân hàng, dựa vào field bankAccount của đơn
Chi phí tiền mặt = Tổng Expense phát sinh trong ca với paymentMethod = cash
Doanh thu ghi nợ — Đã cộng vào doanh thu nhưng không cộng vào tiền (vì khách chưa trả)

Lịch sử ca

Tab Lịch sử hiển thị danh sách các ca đã đóng, kèm:

Mã ca, tên người mở/đóng
Thời gian mở và đóng ca
Tổng doanh thu (tiền mặt + chuyển khoản)
Tổng chi phí phát sinh trong ca
Chênh lệch tổng (cộng dồn cả tiền mặt và các tài khoản)

Click vào 1 ca để xem chi tiết: bảng đối chiếu đầy đủ, danh sách đơn hàng, danh sách chi phí và ghi chú đầu/cuối ca.

Sửa số dư đầu ca

Khi ca còn đang mở, nếu phát hiện số liệu đầu ca nhập sai, có thể vào chi tiết ca và bấm Sửa số dư đầu ca để cập nhật. Sau khi đóng ca, dữ liệu sẽ bị khóa.

Lưu ý: Sau khi đóng ca, mọi số liệu của ca đó sẽ bị khóa hoàn toàn, không thể sửa hoặc xóa. Hãy đối chiếu thật kỹ trước khi xác nhận đóng ca.

Xử lý chênh lệch

Khi phát hiện chênh lệch ở bước đóng ca:

Chênh lệch nhỏ (vài nghìn đến vài chục nghìn) — Thường do tiền lẻ hoặc nhầm khi trả lại. Ghi chú lý do và xác nhận đóng ca.
Chênh lệch lớn (từ trăm nghìn trở lên) — Cần kiểm tra lại: có thể đơn hàng chưa thanh toán, chi phí chưa ghi nhận, hoặc đếm sai tiền. Bấm "Hủy" để rà soát kỹ trước khi đóng.
Sao kê ngân hàng chưa cập nhật — Một số TK báo có chậm vài phút. Đợi cập nhật rồi hãy đóng ca.

Mẹo: Đối chiếu báo cáo Tiền tồn sau khi đóng ca để có cái nhìn tổng thể về dòng tiền theo ngày, không chỉ theo từng ca riêng lẻ.

Quyền đóng/mở ca

Tất cả các vai trò đều có quyền mở/đóng ca: Admin, Manager, Staff, Sales. Hệ thống lưu lại tên người mở và người đóng để quy trách nhiệm khi cần.

Xem thêm

Báo cáo tiền tồn - Xem tổng thể dòng tiền theo ngày, tuần, tháng
Cài đặt cửa hàng - Thiết lập danh sách tài khoản ngân hàng
Quản lý đơn hàng - Đơn hàng được tự động gắn vào ca khi thanh toán
Quản lý chi phí - Chi phí được tự động gắn vào ca đang mở